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Aseguramiento y Auditoria de Proyectos   Russell & Drexler brinda a sus clientes servicios que permiten al Comité de Proyectos , a los diferentes “stakeholders” , y en última instancia a los inversionistas, estar informados del real avance y calidad de sus proyectos, a partir de una fuente externa imparcial, no ligada a la “contaminación” del esquema cliente-proveedor típico de los proyectos. Para ello, Russell & Drexler utiliza dos metodologías:    -  Aseguramiento de Proyectos (Project Assurance)
  • Objetivo
    Aliviar al Comité de Proyecto de la carga de aseguramiento, mediante la ejecución de trabajos de “inspección  profunda” del proyecto, y simultáneamente brindar el Comité información fehaciente acerca del Proyecto.
  • Beneficios
    • Provee una fuente independiente (y por lo tanto confiable) de información sobre el estado real del Proyecto.
    • Reduce la carga de trabajo del Comité de Proyecto.
    • En muchas instancias, los miembros del Comité de Proyecto  desempeñan funciones de negocios, y por lo tanto no tienen un background en Project Management. El Aseguramiento de Proyectos de Russell & Drexler es realizado por PMPs (Project Management Professionals), lo que incrementa el valor de las observaciones y recomendaciones realizadas.
  • Método
    Los métodos de Project Management permiten producir recomendaciones consistentes acerca de si el proyecto está bien gobernado.
El servicio está basado en un conjunto de iteraciones, dependiendo de la magnitud y duración del Proyecto,  siendo frecuente que exista una iteración por etapa del Proyecto. El servicio comprende:
  • Un ejercicio inicial de corta duración , manteniendo reuniones con el / los representantes del Comité de Proyecto, recolectando los documentos claves del mismo, y estableciendo los Términos de Referencia del servicio, y como producto final, la agenda de iteraciones requerida.
  • Un cierto número de iteraciones, de no más de cuatro días de duración cada una. Esto involucra inspecciones al azar sobre actividades del proyecto, seguidas de la producción de un informe.
  • Los consultores contactarán al Project Manager y emitirán observaciones y recomendaciones.
  • Si un área del Proyecto es evaluada para realizar un seguimiento, se realiza un análisis más focalizado.
  • Si algunas observaciones son causantes de preocupación seria, los consultores informarán al Comité de Proyecto, y si corresponde, recomendarán una Auditoria Focalizada, a fin de determinar  el origen del problema, su impacto, su solución, sus costos, y la correspondiente replanificación del Proyecto.
Las inspecciones incluyen:
  • Aseguramiento externo para confirmar si el Proyecto está siguiendo los estándares generales y corporativos.
  • Aseguramiento Interno para confirmar si el Proyecto está entregando productos y/o entregables que alcanzan los criterios de calidad acordados, y si todos los estándares internos del Proyecto están siendo cumplidos.
  • Inspección de áreas específicas del Proyecto, a solicitud del Comité de Proyecto.
Los entregables son:
  • Plan de Aseguramiento del Proyecto
  • Informes de Aseguramiento del Proyecto
Auditoria de Proyectos
  •  Objetivo
    • Proveer una vista independiente del proyecto, en un punto particular de su ciclo de vida.
    • Identificar debilidades en la organización, el management y la ejecución del Proyecto.
    • Alertar tempranamente sobre riesgos observados.
    • Recomendar acciones correctivas, si son necesarias.
  • Beneficios
    • El Auditor es independiente del Proyecto y de la organización del Cliente, permitiendo una vista imparcial del estado del Proyecto.
    • Identificación temprana de problemas (“issues”) actuales ó potenciales.
      La amenaza de una auditoria estimula el gobierno del Proyecto
  • Versiones
Los distintos tipos de Auditoria son:
  • Auditoría de Inicio (“Baseline”)
Una auditoria es realizada durante las etapas de Start-up y de Iniciación de un Proyecto, para asegurar que todos los procesos y procedimientos de PM han sido correctamente establecidos. Provee un baseline para el proyecto, y una oportunidad temprana para tomar cualquier acción correctiva antes de que costosos recursos y tiempo sean gastados.
  • Auditoria General
Es usada cuando una auditoria de proyecto es requerida, pero no hay un programa de auditorias instaurado. Consiste en una auditoria de amplio rango que examina todos los htmlectos del PM en un proyecto.
  • Auditoria Focalizada
Es llevada a cabo sobre tópicos específicos del Proyecto, como resultado de la aparición de “issues”, usualmente cuando el proyecto ingresa en estado de “distress” (problemas severos que requieren de acciones de reencauzamiento).
  • Auditoria de Follow-up (Seguimiento)
Es llevada a cabo para verificar que una acción correctiva recomendada por una auditoria previa ha sido implementada con éxito.
  • Auditoría de Cierre
Es realizada al fin del Proyecto, para asegurar que todos los objetivos del mismo han sido alcanzados, y también es usada para comparar los beneficios alcanzados y / o potenciales reales con aquellos detallados en el Business Case original.
  • Método
La metodología comprende los siguientes pasos:
  • Inicio y Planeamiento de la Auditoria: recolección de información clave y sensible, determinación del alcance, establecimiento de los objetivos y la producción del Plan de Auditoria
  • La Auditoria del Proyecto: recolección de datos y levantamiento de hechos (“fact findings”) mediante entrevistas.
  • Reportes: relación de “findings”
  • Presentación: presentación de los levantamientos al Management del Cliente
EL auditor se reúne con el Management del Cliente para determinar el tipo de auditoria y cualquier objetivo específico. El auditor se contactará con el Project Manager para reviser la documentación clave del proyecto , con el fin de producir el Plan de Auditoria, detallando la documentación del Proyecto a ser inspeccionada y el personal a ser entrevistado. Las entrevistas no tendrán lugar hasta que el Plan de Auditoria sea aprobado.
  • Entregables
    • Plan de Auditoria.
    • Reportes de Auditoria:
      • Sumario ejecutivo
      • “Findings” detallados y Conclusiones
      • Evidencia de soporte
      • Registros de entrevistas
    • Presentación de Conclusiones clave al Management del Cliente
El Reporte de Auditoria es revisado previamente con el Project Manager, antes de volcar su contenido a las Conclusiones. El auditor producirá reportes sintéticos semanales dirigidos al Sponsor y al Project Manager durante la ejecución del Plan  de Auditoria.
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